Datenschutzerklärung

1. Verantwortlich

Die Anbieterangaben stehen auch im Impressum.

2. Aufruf der App

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Gerätetyp. Das dient der Auslieferung der Seiten und der Sicherheit (Schutz vor Missbrauch). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. [Dauer der Server-Protokolle eintragen.]

3. Konto und Anmeldung

LSJ Orga nutzt die Konten der JVF-App (gleiche Datenbank): Name, E-Mail-Adresse und Rollen. Angemeldet wird über die JVF-App („Mit LSJ-Konto anmelden“) oder hier per Code an die E-Mail-Adresse. Der Code gilt 10 Minuten und wird nur als Prüfwert gespeichert. Je Anmeldung am Gerät entsteht eine Sitzung mit IP-Adresse, Gerätekennung, App und Anmeldeart; sie gilt 60 Tage. Unter „Mein Konto“ siehst du deine Sitzungen und kannst sie beenden.

LSJ Orga sieht nur, wen Admins oder Landesjugendleitung freigeschaltet haben. Wer Zugang anfragt, hinterlässt dafür den Zeitpunkt und eine freiwillige Nachricht; Admins und Landesjugendleitung sehen die Anfrage mit Name und E-Mail-Adresse und nehmen sie an oder lehnen sie ab (dann wird sie gelöscht). Gespeichert wird außerdem, wer wann freigeschaltet hat; „Aus LSJ Orga entfernen“ löscht den Eintrag. Admins und Landesjugendleitung nehmen Personen in Teams auf. Sie können Personen auch per E-Mail oder aus den Konten der JVF-App einladen; bei einer neuen E-Mail-Adresse entsteht ein Konto mit Name und E-Mail-Adresse. Die Person bekommt eine Mail mit dem Link zur App. Sie sehen außerdem, wann jemand zuletzt aktiv war.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Organisation der Verbandsarbeit). [prüfen]

4. Teams, Aufgaben und Inhalte

Gespeichert wird, was ihr in der App eintragt: Teams und ihre Mitglieder (mit Rolle wie Teamleitung), Aufgaben mit Titel, Beschreibung, Status, Zeitraum, Zuständigen, Checklisten und Kommentaren, Anfragen an andere Teams oder einzelne Personen, Sammlungen mit Bewertungen, Protokolle von Treffen und Ablaufpläne. Zu jeder Aufgabe hält ein Verlauf fest, wer wann etwas geändert hat. Die App merkt sich außerdem, welche Aufgaben du schon geöffnet hast, um Neues zu markieren.

Ein Board, seine Aufgaben, Protokolle und die Sammlung eines Teams sehen dessen Mitglieder sowie Admins und Landesjugendleitung. Bei einer Anfrage an ein Team sieht auch das anfragende Team die Aufgabe. Persönliche Aufgaben liegen auf keinem Team-Board: Eine Aufgabe, die du für dich selbst anlegst, siehst nur du; eine persönliche Anfrage an eine einzelne Person sehen nur die anfragende und die angefragte Person, auch nicht Admins und Landesjugendleitung. Gibt jemand eine persönliche Aufgabe weiter, sehen sie danach die neue Person bzw. das Team (mit Admins und Landesjugendleitung) und weiterhin, wer sie ursprünglich gestellt hat. Das allgemeine Sammlung und die Liste der Teams sehen alle mit Zugang zur App.

Dateien an Aufgaben (bis 15 MB: PDF, Bilder, Office, Text) und Bilder in Kommentaren liegen auf dem Server der App. Sie sehen dieselben Personen wie die Aufgabe. Wird eine Datei, ein Kommentar oder eine Aufgabe gelöscht, wird die Datei spätestens in der folgenden Nacht entfernt.

Budgetplanung: Budgets, Einnahmen und Ausgaben eines Teams samt Belegen (z. B. Rechnungen mit Namen und Anschrift) und wer sie angelegt hat, sehen die Mitglieder des Teams, Admins und die Landesjugendleitung. Belege liegen wie Dateien an Aufgaben auf dem Server der App. Ein Verlauf hält fest, wer wann eine Buchung oder ein Budget geändert hat; er bleibt auch nach dem Löschen einer Buchung erhalten.

5. Benachrichtigungen

Die App benachrichtigt dich zum Beispiel bei einer Zuweisung, einer Anfrage, einem Kommentar, einer Erwähnung mit @Name oder einer Frist – in der App, per E-Mail und, wenn du es auf einem Gerät einschaltest, als Push-Mitteilung. Was du bekommst, stellst du unter „Benachrichtigungen“ ein. Montags gibt es eine Wochen-Mail mit deinen offenen Aufgaben.

Für Push-Mitteilungen speichert die App die Adresse deines Geräts beim Push-Dienst deines Browsers (Google, Apple, Mozilla oder Microsoft) zusammen mit deinem Konto. Der Inhalt ist auf dem Weg verschlüsselt. Du kannst sie jederzeit in der App oder im Browser ausschalten.

6. Kalender-Abo

Auf Wunsch abonnierst du deine Termine im Kalender deines Geräts. Dafür gibt es einen geheimen Link; die Kalender-App ruft darüber regelmäßig Aufgaben mit Titel, Team und Zeitraum sowie Events ab. Wer den Link kennt, sieht diese Termine. Unter „Kalender“ lässt sich ein neuer Link erzeugen; der alte gilt dann nicht mehr.

7. Cookies und Speicher im Gerät

Die App nutzt nur Speicher, der für ihren Betrieb nötig ist (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Deshalb gibt es kein Banner zur Auswahl.

• Anmelde-Cookie (60 Tage): hält dich angemeldet.
• Bereichs-Cookie (1 Jahr): merkt sich den zuletzt genutzten Bereich der App.
• Im Browser: Hell-/Dunkel-Einstellung und ob der Hinweis „App installieren“ schon angezeigt wurde.

8. Wie lange Daten gespeichert werden

• Aufgaben, Kommentare, Dateien, Sammlungen und Protokolle: bis sie gelöscht werden oder das Team aufgelöst wird. [Dauer für erledigte Aufgaben festlegen]
• Budgets, Buchungen und Belege: [Aufbewahrungsfrist festlegen].
• Benachrichtigungen in der App: [Dauer festlegen].
• Konto: bis du es löschst; dabei werden E-Mail-Adresse, Anmeldewege, Team-Mitgliedschaften, Benachrichtigungen und Geräte entfernt. Dein Name bleibt an Aufgaben, Kommentaren und im Verlauf stehen, damit die Arbeit der Teams nachvollziehbar bleibt. Sitzungen: 60 Tage.
• Server-Protokolle: [Dauer eintragen].
• Sicherungen: [Dauer eintragen].

9. Dienstleister und Empfänger

• Hosting der App, der Datenbank und der Dateien: [Anbieter und Standort eintragen].
• E-Mail-Versand (Codes, Benachrichtigungen, Einladungen): [Anbieter eintragen].
• Push-Dienste der Browser-Hersteller (Abschnitt 5).

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. [vor Inbetriebnahme prüfen] Außerhalb der App werden Daten nicht weitergegeben.

10. Sicherheit

Die Verbindung zur App ist verschlüsselt. Jede Aktion prüft, ob die Person dafür berechtigt ist. Seiten der App werden im Browser nicht zwischengespeichert.

11. Deine Rechte

Du kannst Auskunft über deine Daten verlangen (Art. 15 DSGVO), sie berichtigen (Art. 16), löschen (Art. 17), ihre Verarbeitung einschränken (Art. 18) und sie in einem gängigen Format erhalten (Art. 20). Du kannst Verarbeitungen widersprechen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21), und Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Für Kinder und Jugendliche können die Eltern diese Rechte ausüben.

Schreib dafür an die Kontaktadresse oben. Du kannst dich auch bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, datenschutz.hessen.de.